Sähköinen tilintarkastus käytännössä
Digitaalisuus tekee tilintarkastuksesta ajasta ja paikasta riippumatonta. Dokumentoinnin velvoite ei tilintarkastajalta poistu, mutta työ helpottuu ja nopeutuu. Mitä sähköinen tilintarkastus asiakkaan näkökulmasta tarkoittaa?
Aineistoja, kuten tunnuslukuanalyysit, voidaan käydä läpi yhdessä yritysjohdon kanssa netin välityksellä. Tilinpäätöksen ja tilintarkastuksen allekirjoitukset hoituvat myös sähköisesti. Sähköiseen kirjanpitoaineistoon kuulumaton aineistokin saadaan jaettua kätevästi pilvipalveluiden kautta. Tilintarkastajan mahdollisuudet sähköisen aineiston käsittelyssä ovat siis käytännössä rajattomat.
Kirjanpidon perusraportin, pääkirjan, pyörittely Excelissä antaa aivan uutta näkökulmaa ja mahdollisuuksia kuin pelkkä läpikäynti paperilla tai .pdf -muodossa. Tapahtumia voi sorttailla esim. asiakkaan nimen tai summan mukaan. Toki nämä perusominaisuudet löytyvät myös useimmista sähköisistä kirjanpito-ohjelmista ja sähköisistä ostolaskujen kierrätysohjelmista. Ei valitettavasti kuitenkaan kaikista. Suoraan ohjelmaa käyttämällä pääsee porautumaan saman tien tositteelle, joten se on sikäli suotava ominaisuus.
Lukujen pyörittelyn tarkoituksena voi olla esimerkiksi käydä läpi kirjanpidossa olevat dublikaatit, puuttuvat laskunumerot ja hyvityslaskut. Varastokirjanpitoaineistossa voidaan käydä läpi vaikkapa tuotteita, jotka eivät ole jostain syystä liikkuneet pitkään aikaan sekä aineistossa olevia negatiivisia saldoja. Palkka-aineistosta voidaan analysoida palkan nousuja ja kumulatiivisten palkkojen suhdetta (kuukausipalkka x tarkastelujakso).
Sähköisen aineiston käsittelyyn ja analysointiin on ollut jo pitkään erilaisia ohjelmia. Kustannustehokkuutta pienissä tarkastuksissa vaikeuttaa, että aineistoa tulee lähtökohtaisesti muokata ennen analysointia. Itse odotan paljon TALTIO-hankkeelta:
”TALTIO-hankkeen tavoitteena on saada taloushallinnon informaatio täysin rakenteiseksi ja digitaaliseksi. Sen päälle voidaan rakentaa kattava ja pitkälle automatisoitu yritysten talouden seuranta ja raportointi.”
Toivottavasti hanke saadaan nopeasti maaliin ja ennen kaikkea käyttöön. Vakiomuotoisessa aineistossa pääsee asiaan heti käsiksi. Olenkin jo miettinyt, että tulen pyytämään Excel-taitaja kaveriani koodaamaan automaatioita Taltio-aineiston mukaisen aineiston käsittelyyn.
Taltio-hankkeen valmistumista odotellessa peräänkuulutan sähköisiä kirjanpitojärjestelmiä tekeviä tahoja tekemään ohjelmiinsa sisäisen valvonnan raportteja. Ei tilintarkastajia varten, vaan asiakkaitaan varten.