Tilintarkastusmateriaali – Näin valmistaudut digitaaliseen tilintarkastukseen
Hoitamalla tilintarkastuksen sähköisesti, säästät aikaa ja rahaa. Tärkeitä papereita ei tarvitse tarkastuksen aikana metsästää, kun kaikki olennainen tilintarkastusmateriaali on nätisti sähköisesti tallessa. Tarkastus hoituu mutkattomasti ja nopeasti. Paperia ei kulu, eikä matkustaminen kuormita luontoa.
Miten tämä käytännössä on mahdollista?
- Yrityksen kirjanpito pitää olla hoidettu sähköisesti. Tarjolla on useita eri palveluntarjoajia, kuten esimerkiksi Procountor, Netvisor/Fivaldi tai Netbaron. Tilintarkastuksen näkökulmasta ei ole juurikaan väliä, minkä softan yritys nykyisistä vaihtoehdoista valitsee.
- Yrityksen tulee valita sopiva kirjanpitäjä, jonka kanssa valitaan tarkoituksenmukaisin taloushallinnon työnjako yrityksen ja kirjanpitäjän välillä. Osa yrityksistä haluaa ulkoistaa kaiken, ja osa haluaa vastaavasti osallistua kirjanpitoon mahdollisimman paljon itse. Kirjanpitäjien taso Suomessa on hyvä, mutta ei ehkä kannata kuitenkaan valita sitä halvinta ratkaisua. Siitä voi tulla lopulta kallein.
- Pidä tärkeät asiakirjat tallessa sähköisesti. Tämä on ehkä kriittisin vaihe onnistuneen tilintarkastuksen läpiviemiseksi. Usein tarkastukset venyvät, kun tilintarkastukseen ei ole liitetty riittävästi oikeaa materiaalia. Osto- tai myyntitositteet kyllä usein löytyvät täsmällisesti, mutta tilinpäätöksen kannalta merkittävät sopimukset tai päätökset puuttuvat kokonaan.
Tilinpäätös voikin näyttää pintapuolisesti olevan kunnossa, mutta puuttuvat asiakirjat muuttavat tilinpäätöksen tarjoaman informaation totaalisesti. Jos kirjanpitäjällä ei ole tietoa esimerkiksi yritystä tilinpäätöshetkellä sitovasta merkittävästä vahingonkorvauksesta, luottotappiosta tai jopa yrityksen toiminnan lopettamisesta, on tilinpäätös pahasti vinossa. Jakamalla jo tilikauden aikana riittävästi materiaalia kirjanpitäjälle, mahdollistat laadukkaan tilinpäätöksen laatimisen. Tekemällä oikein heti laakista säästetään sekä aikaa että rahaa.
Tilinpäätöksen kannalta olennaiset asiakirjat onkin syytä dokumentoida sähköisesti siten, että ne ovat sekä kirjanpitäjän että tilintarkastajan helposti saatavilla.
Tärkeitä hallinnollisia asiakirjoja ovat esimerkiksi:
- pankeista tilattava tilinpäätösaineisto
- vuokra- ja muut sopimukset
- leasing-sopimukset
- vakuutuskirjayhteenveto
- panttaukset / rasitustodistukset
- verotiliotteet
- verotuspäätökset
- merkittävät kauppakirjat
- hallituksen ja yhtiökokouksen kokouspöytäkirjat
Olennainen osa tarkastusta on keskustelu yrityksen johdon kanssa. Tämäkin hoituu sähköisesti (esim. Skype, Hangouts tai Facetime), jos etäisyys tarkastajan ja yrityksen johdon välillä on pitkä. Sähköinen tilintarkastus on siis ajasta ja paikasta täysin riippumatonta.